Försändelser av olika slag tillställs normalt ständiga sekreteraren, professor Gunhild Vidén. Publikationsfrågor handläggs av KVVS bibliotekarie, professor Bo Lindberg.
Enklaste kontaktvägen går via e-postadressen info@kvvs.se.
Lokaler
KVVS har sin kontorslokal belägen i Göteborgs universitetsbibliotek, Humanistbiblioteket, Renströmsgatan 4, Göteborg. I bibliotekets entréplan, nära utlåningsdisken, finns en brevlåda placerad där ingående post kan lämnas. KVVS arkiv finns förvarat i Handskriftsavdelningen och i den egna kontorslokalen i Göteborgs universitetsbibliotek.
De allmänna sammanträdena liksom Nämndens sammanträden hålls i regel i Wallenstamsalen, Göteborgs stadsmuseum, Norra Hamngatan 12. Utskott och arbetsgrupper av olika slag använder oftast den egna kontorslokalen i Universitetsbiblioteket som sammanträdesplats.